Mythen über Managementsysteme auf dem Prüfstand
Faktencheck rund um die Managementsysteme der drei bekanntesten Normen – ISO 9001, ISO 45001 und ISO 14001
Managementsysteme sind branchenübergreifend in den Unternehmensleitungen bekannt. Neben befürwortenden Meinungen gibt es auch kritische Vorbehalte, aus denen sich in den letzten Jahrzehnten 6 Mythen entwickelt haben. Es lohnt sich diese genauer zu betrachten und zu korrigieren, da sie den Mehrwert von Managementsystemen verkennen.
Ziele von Managementsystemen:
- Optimierung von Prozessen, um vorher definierte Ergebnisse zu erreichen
- Vorbeugung von kosten- und fehlerverursachenden Abläufen und Entscheidungen
- Vertrauen schaffen bei Kunden, Partnern, Mitarbeitern und Aufsichtsbehörden
- Langfristige Anpassung der Normen auf Basis von gewonnenen Erfahrungen und Anwenderbedürfnissen
Das erste Qualitätsmanagementsystem entwickelte Eli Whitney vor über 200 Jahren. Er hatte wiederkehrende Probleme in seiner Fabrik beobachtet, die zu ineffizienten und fehlerhaften Abläufen führten und nach nachhaltigen Lösungen gesucht.
Seinen Theorien zu Folge dürfen u.a. keine Prozessänderungen ohne Genehmigung durchgeführt werden, Aufgaben nur an jene mit entsprechender Fachkompetenz verteilt werden und Probleme und ggf. deren Ursachen im Moment ihres Auftretens gelöst werden.
Seinen Theorien zu Folge dürfen u.a. keine Prozessänderungen ohne Genehmigung durchgeführt werden, Aufgaben nur an jene mit entsprechender Fachkompetenz verteilt werden und Probleme und ggf. deren Ursachen im Moment ihres Auftretens gelöst werden.
Whitney’s Gedanken wurden aufgegriffen, weiterentwickelt, konkretisiert und sind heute international anerkannt. Die erste daraus entstandene Management-Norm ist die 1987 veröffentlichte ISO 9001 (Qualitätsmanagementnorm). Das enthaltene Konzept wurde durch eine Umwelt- und eine Arbeitsschutzgruppe adaptiert und die ISO 14001 (Umweltmanagementnorm) sowie die ISO 45001 (Arbeitsschutznorm) entwickelt. Alle drei Normen gehören heute zu den bekanntesten und am meisten genutzten Standards weltweit und werden in Gremien mit internationaler Beteiligung nach einem konsensbasierten Ansatz stetig verbessert.
Bei aller Popularität haben sich um Managementsysteme einige Mythen entwickelt, die Sinn und Mehrwert derer in Frage stellen.
Mythos #1
Mythos #1 – Managementsysteme erfordern eine übertriebene Dokumentation und einen hohen Verwaltungsaufwand.
Historisch betrachtet ist dies korrekt. Die erste 1987 veröffentlichte Norm beinhaltete 28 dokumentierte Verfahren basierend auf den Bedürfnissen der damaligen Anwender.
Im Laufe der Zeit wurden die Revisionen für Managementsysteme im Sinne eines effizienten Einsatzes weiterentwickelt.
Im Laufe der Zeit wurden die Revisionen für Managementsysteme im Sinne eines effizienten Einsatzes weiterentwickelt.
Fakt: Die aktuellen Revisionen der zuvor genannten Standards beinhalten keine dokumentierten Verfahren und enthalten sinngemäß folgende Anmerkungen:
- die Dokumentation des Qualitätsmanagementsystems einer Organisation muss die Informationen enthalten, die durch das Unternehmen als notwendig erachtet werden
- die Organisation muss jene Informationen dokumentieren, die für den Betrieb ihrer Prozesse erforderlich sind
Woher weiß das Top-Management aber, welche Informationen notwendig sind und daher dokumentiert werden sollen?
1. Das Risiko-Kosten-Verhältnis abschätzen
Innerhalb einer Organisation gibt es einfache bis sehr komplexe Prozesse mit entsprechend geringen bis sehr hohen Risiko- und Fehlerpotentialen. Die Leitung muss eine Einschätzung treffen, welche Prozessdokumentationen den Aufwand rechtfertigen, um dadurch beispielsweise potenzielle Mehrkosten und Imageschäden durch Qualitätsmängel oder Bußgelder zu vermeiden.
Innerhalb einer Organisation gibt es einfache bis sehr komplexe Prozesse mit entsprechend geringen bis sehr hohen Risiko- und Fehlerpotentialen. Die Leitung muss eine Einschätzung treffen, welche Prozessdokumentationen den Aufwand rechtfertigen, um dadurch beispielsweise potenzielle Mehrkosten und Imageschäden durch Qualitätsmängel oder Bußgelder zu vermeiden.
2. Alternativen für eine Ergebniskontrolle eruieren
Es ist nicht notwendig alle Prozesse zu dokumentieren. Um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen, können hierfür ebenso alternative Kontrollinstrumente genutzt werden. Die Leitung muss sich daher die Frage stellen, welche Alternativen eine Dokumentation ersetzen können. Kann diese Frage nicht zufriedenstellend beantwortet werden, ist die Dokumentation vielleicht doch der richtige Weg.
Es ist nicht notwendig alle Prozesse zu dokumentieren. Um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen, können hierfür ebenso alternative Kontrollinstrumente genutzt werden. Die Leitung muss sich daher die Frage stellen, welche Alternativen eine Dokumentation ersetzen können. Kann diese Frage nicht zufriedenstellend beantwortet werden, ist die Dokumentation vielleicht doch der richtige Weg.
Fazit: Dokumentationen dienen der Prozessoptimierung und -minimierung innerhalb einer Organisation und sollten daher als Hilfsmittel angesehen werden.
Mythos #2
Mythos #3
Mythos #4
Mythos #5
Mythos #6
Unsere Auditoren verfügen über eine langjährige und branchenübergreifende Erfahrung in der Zertifizierung von Managementsystemen wie der ISO 9001, ISO 45001 und der ISO 14001.
Mit unserem globalen Netzwerk von Experten helfen wir Ihnen bei der unkomplizierten Einführung Ihres Managementsystems.
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